Définir l’innovation et élaborer une organisation de veille et de partage : septembre 2017.

Le projet PimpMyLibrary, résulte de la réorganisation de la médiathèque en différents Départements "missions" et non plus "publics". La création d’un Département Ressources et Innovation et d’un poste chargé de la coordination de l’innovation au sein de la structure répondait alors à une nécessité de mener la médiathèque et ses projets vers davantage d’innovation. Pour cela une veille professionnelle régulière était nécessaire. Le projet PimpMyLibrary est né de la volonté de partager avec l’ensemble du personnel de la médiathèque les résultats de cette veille.

Un groupe projet a été constitué : son rôle était de définir les outils les plus pertinents pour mener cette veille à bien et pour diffuser les ressources de façon organisée auprès de l’ensemble de la structure. Nous avons privilégié Inoreader, lecteur de contenu et de flux RSS basé sur le Web pour pré-organiser notre veille, ainsi que les réseaux sociaux comme agrégateurs d’informations (abonnements à plus de 100 groupes professionnels et culturels en France et à l’étranger). La plateforme Mailchimp - logiciel d’envoi de newsletter - a été choisie pour éditer nos lettres d’information mensuelles auprès des collègues.

Cette organisation nous a permis de définir les directions qu’emprunte cette innovation au sein de l’établissement :

L’innovation concerne ainsi l’ensemble des départements, agents, missions et projets. Le pôle ressources et innovation se positionne en coordinateur et en pourvoyeur de ressources pour porter et inciter ces projets innovants.

Nous avons défini l’innovation en 3 grands thèmes (afin de ne pas la limiter au numérique ou aux différents départements sans transversalité) : l’innovation technologique, sociale et de fonctionnement.

La curation : sélectionner, éditorialiser et partager du contenu : novembre 2017

2 personnes sont en charges de la curation : les articles qui nous parviennent grâce aux outils de veille sont sélectionnés manuellement et entrés dans un tableau Trello, outil gratuit de gestion de projet collaboratif reprenant le principe du post-it et du mur de tâche qui permet de se connecter simultanément. Nous avons organisé ce tableau en fonction des rubriques figurant dans notre lettre d’information finale.

Soit :

• Actualités
• Blogs/vidéos/podcasts
• Jeux et applications
• Ressources en ligne
• Innovation technologique
• Innovation sociale
• Innovation de fonctionnement

La partie concernant la veille documentaire se fait dans un document Excel à part car elle permet à l’ensemble des agents de la remplir selon des critères très larges : cinéma, livres, bd, musique, podcasts, etc. et consiste en des coups de cœur/offices internes et suggestions pour l’achat. L’éditorialisation, enfin, est une structuration qui nécessite de classer, d’écrire, commenter, mettre en page, les informations sélectionnées. Cette « mise en scène » de l’information permet de la valoriser et de simplifier la lecture. Celle-ci a été pré établie et validée en amont et reste fixe mais peut évoluer en fonction des besoins.

Impact

Cette veille professionnelle, documentaire et innovation permet de créer des échanges au sein de l’équipe et a pour objectif la constitution d’une culture commune et la création d’une base de données de ressources pour soutenir les projets de l’ensemble des départements de la médiathèque en étant vigilant à cette nécessité d’innover. Cette veille accompagne et anticipe les projets à venir par une veille ciblée (ex : sur les ludothèques et les jeux à l’annonce de la création de la ludothèque)

La newsletter compte 57 inscrits soit l’ensemble du personnel du service lecture publique mais également les anciens apprentis, stagiaires et collègues aujourd’hui à la retraite qui ont manifesté le désir de continuer à la recevoir.

Contraintes 

Il est nécessaire de faire régulièrement des petites formations car son format numérique rebute certains collègues moins à l’aise avec cet outil.

L’outil Mailchimp que nous avons dû adapter à nos besoins, n’existe qu’en anglais, est conçu notamment pour des campagnes marketing mais nous permet d’établir des statistiques de consultation.

Portée – points forts – développement

PimpMyLibrary est devenu un rendez-vous régulier et attendu d’un grand nombre de collègues. Lancé en novembre 2017, des échanges autour de cet outil se sont mis en place progressivement et perdurent. Chaque agent peut y participer selon ses préférences, en proposant des articles tirés de leur propre veille, en témoignant de leur expérience et nous demandant de chercher s’il n’existe pas des articles sur ce sujet à partager, en proposant leurs découvertes culturelles, etc.

Cette communication horizontale qui s’établit permet à tous d’acquérir une culture commune et une connaissance partagée de l’actualité culturelle locale, nationale et internationale. Cette newsletter renforce également une communication verticale en étoffant les échanges autour de sujets que certains voudraient voir se développer au sein de la structure par des propositions d’articles sur ces sujets ainsi portés à la connaissance de tous.

Les perspectives d’évolution

Permettre au public d’accéder à ces ressources, notamment par la création d’un onglet dédié sur notre site internet sous le format « catalogue d’initiatives » classés par rubriques détaillées (accueil, bibliothèque participative, collections, numérique, animations, accessibilité, territoire)

Et pourquoi pas aller plus loin dans l’échange et la convergence des pratiques professionnelles en lui donnant un rayonnement métropolitain au sein de la coopération des bibliothèques !