ALCA, l’agence livre, cinéma et audiovisuel de la Région Nouvelle-Aquitaine, accompagne les professionnel·les de l’image et de l’écrit dans toutes les étapes de leurs projets, de la création à la diffusion. Présente à Angoulême, Bordeaux, Limoges et Poitiers, elle soutient les œuvres, leurs auteurices et les structures de production, de l’écriture jusqu’à la rencontre avec les publics. Actrice de la politique culturelle régionale, ALCA favorise la diversité, l’émergence et le maillage territorial, tout en contribuant au rayonnement des filières culturelles, en région, en France et à l’international.

Contexte de la mission

Vous souhaitez contribuer au bon fonctionnement d’une agence culturelle régionale, au plus près de sa Direction générale, de sa Présidence et de ses instances de gouvernance ? Au sein de la Direction générale d’ALCA, vous assurerez un appui administratif, organisationnel et logistique auprès de la Directrice générale. Vous jouerez un rôle d’interface avec la Présidence, les instances de gouvernance, les pôles internes et, selon les besoins, certains partenaires institutionnels ou professionnels.

Vous contribuerez à la coordination de l’agenda, à la préparation et au suivi des réunions, à la circulation des informations, à la gestion documentaire, au respect des échéances administratives et au suivi de la vie associative de l’agence. Vous jouerez également un rôle important dans l’anticipation des échéances, la sécurisation du fonctionnement de la Direction générale et la continuité du suivi des dossiers.
Véritable appui quotidien de la Directrice générale, vous contribuerez à la qualité de l’organisation, à la préparation des arbitrages, à la priorisation des sujets et à la fluidité des relations avec la Présidence, les instances de gouvernance, les pôles internes et les partenaires.

Vous rejoindrez une structure engagée au service du livre, du cinéma et de l’audiovisuel en Nouvelle-Aquitaine, dans un poste transversal nécessitant rigueur, sens de l’organisation, discrétion et qualité relationnelle.

Vos missions

Sous la responsabilité de la Directrice générale, vous serez notamment amené à :

• Organiser et suivre l’agenda de la Direction générale, en veillant à la cohérence des priorités, à l’anticipation des échéances et à la bonne préparation des temps de travail.
• Organiser les rendez-vous, réunions internes et externes, déplacements et temps institutionnels. 
• Préparer, organiser et suivre les réunions de la Direction générale : ordres du jour, dossiers, supports, éléments de contexte, comptes rendus ou relevés de décisions, suivi des décisions prises, relances nécessaires et traçabilité des actions engagées.
• Contribuer à la mémoire organisationnelle de la Direction générale en assurant le suivi des sujets à reprendre, des échéances à réinscrire à l’ordre du jour, des engagements pris et des points nécessitant une décision ultérieure.
• Contribuer au suivi administratif de la vie associative et des instances de gouvernance : Bureau exécutif, Conseil des professionnels, Conseil des territoires, Assemblée générale. 
• Préparer les convocations, ordres du jour, dossiers et documents nécessaires aux instances, sur la base des arbitrages de la Direction générale. 
• Assurer la gestion documentaire, le classement, l’archivage et la mise en forme de documents : notes, courriers, supports de présentation, tableaux de suivi et reportings simples. 
• Faciliter la circulation des informations entre la Direction générale, la Présidence, les pôles internes, les instances et certains partenaires. 
• Participer à la bonne application des procédures internes de classement, validation, signature et archivage. 
• Utiliser les outils collaboratifs internes nécessaires au suivi des dossiers : Office 365, Teams, SharePoint, outils de visioconférence, outil de signature électronique. 
• Être un appui quotidien de la Directrice générale dans l’organisation de son activité, la préparation des dossiers, la priorisation des sujets et la coordination administrative des demandes.
• Assurer le suivi administratif courant : notes de frais de la Présidence et, selon les besoins, de la Direction générale, dépenses simples, pièces administratives, relances et circuits de validation. 

Un poste transversal, au cœur du fonctionnement institutionnel et administratif de l’agence.

Votre profil

• Vous aimez organiser, structurer, suivre et faciliter le travail collectif.
• Vous savez gérer plusieurs priorités à la fois, anticiper les échéances, préparer des documents fiables et assurer un suivi rigoureux des décisions et des demandes. Vous faites preuve de discernement, d’esprit d’initiative et d’une bonne capacité d’analyse pour identifier les points d’alerte et proposer des solutions d’organisation adaptées.
• Vous êtes à l’aise dans des environnements exigeants, avec des interlocuteurs variés, et vous savez travailler dans le respect de la confidentialité. 

Ce que vous apportez

• Une très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Office 365, Teams, SharePoint, outils de visioconférence, outil de signature électronique. 
• Un sens affirmé des priorités et une capacité à hiérarchiser les demandes dans un environnement nécessitant réactivité et confidentialité.
• Une capacité d’analyse, de discernement et d’initiative pour anticiper les besoins, alerter au bon moment et proposer des solutions d’organisation.
• De très bonnes qualités rédactionnelles : comptes rendus, relevés de décisions, courriers, notes, supports de présentation. 
• Une maîtrise des méthodes de classement, d’archivage et de gestion documentaire. 
• Une capacité à construire, mettre à jour ou améliorer des tableaux de suivi simples. 
• Une capacité à consolider des informations issues de plusieurs interlocuteurs. 
• Une bonne connaissance du fonctionnement administratif d’une structure. 
• Une connaissance du fonctionnement associatif et des instances de gouvernance. 
• Une aisance relationnelle, de la diplomatie et un sens affirmé de la confidentialité. 
• De la rigueur, de la fiabilité, de la réactivité et une bonne capacité d’alerte.

Une expérience sur un poste d’assistanat de direction, d’assistanat administratif auprès d’une direction, ou dans le suivi d’instances associatives ou institutionnelles est nécessaire. Formation supérieure en assistanat de direction, gestion administrative, administration des organisations, gestion de projet ou expérience équivalente.
 

Pourquoi nous rejoindre ?

• Pour contribuer au fonctionnement d’une agence culturelle régionale au service du livre, du cinéma et de l’audiovisuel. 
• Pour occuper un poste transversal, en lien avec la Direction générale, la Présidence, les instances et les équipes internes.
• Pour participer au suivi de la vie associative et institutionnelle d’une structure engagée sur l’ensemble du territoire régional.
• Pour rejoindre une équipe investie dans les enjeux de création, de transmission, de coopération et de développement culturel.

Informations pratiques 

• Type de contrat : CDI

• Prise de poste : dès que possible
• Lieu de travail : Bordeaux (33)  
• Rémunération : selon expérience et selon la grille de la convention collective ECLAT – entre F 350 et G 375

Autres avantages : 

• Tickets restaurant 
• Mutuelle prise en charge à 60% par l'employeur
• Plan d'épargne entreprise
• 13ème mois.
• Télétravail 2 jours par semaine.