L’association ESPACE PRODUCTIONS 47, qui s’occupe du Bureau d’Accueil de Tournages de Lot-et-Garonne (BAT47) et de la plateforme COMETT, recherche un assistant ou une assistante administrative en CDD.

Contrat en CDD : 6 mois 21h par semaine.
Poste basé à Sainte-Livrade-sur-Lot – Possibilité d’évolution vers un CDI à plein temps.

Espace Productions 47 est une association créée en 2011 dans l’objectif d’assurer les missions du Bureau d’accueil de tournages sur le territoire du Lot-et-Garonne. Ses missions ont évolué dès le début sur l’accompagnement des films jusqu’à l’organisation des avant-premières des films tournés, puis avec la coordination du Fonds d’aide à la production du Conseil Départemental, la coordination de Résidences à l’écriture sur le territoire. Depuis 2021, l’association a lancé la Plateforme COMETT destinée à l’éducation au cinéma, qui a fait évoluer de façon rapide d’organisation de la structure.

L’association recherche donc un assistant ou une assistante administrative afin de gérer le volet administratif et sociale de l’association (CA, AG,...) et de la structure (standard téléphonique, travail avec le cabinet comptable: comptabilité et sociale,...). Ce poste a pour vocation d’évoluer en assistanat de direction. L’association dépend de la convention collective de l’animation et de la culture ECLAT.

Les missions

Administratif

• Assemblée Générale et Conseil d’Administration : Convocation et pouvoir (création, validation, envoi et relance); Suivi présence, pouvoirs et quorum; Secrétariat de séance; Rédaction des procès-verbaux, faire valider et signer; déclaration en préfecture, mise à jour des contacts du CA, mise en page et impression des bilans (moraux, financier et d’activités) pour les instances, organiser la salle et l’accueil
• Standard téléphonique, réception courrier, achat fourniture bureau et réception, rédaction de courrier et mail
• Dossiers de Subvention : recherche dossiers et date de dépôt, remplir les dossiers, faire valider et signer, envoyer par mail et courrier

Comptabilité

• Comptabilité : Classer les pièces comptables et transmettre au cabinet comptable, relation avec cabinet comptable et commissaire aux comptes, rédaction des résolutions présenter à l’AG, relation avec le ou la trésorière de l’association,
• Tableau de trésorerie : création et mise à jour
• Préparer et assister lors de l’audit du Commissaire aux comptes
• Suivi des factures

Ressources humaines

• suivi congés, AM, récupération / info cabinet comptable, Réception fiche de paie et DSN. Si embauche, création fiche de poste, rédaction annonce, suivi candidature et organisation rencontre. Recherche info/ et résumé si modification Mutuelle, CC, code APE, Statuts,...

Autre

• Gestion de l’agenda du directeur, organiser ses déplacements
• Communication : mise à jour du site internet et renfort sur l’animation des réseaux sociaux
• Renfort sur l’accueil de tournage et la plateforme Comett

Compétences recherchées

• Connaissance du milieu associatif
• Connaissance en administratif et social
• Bonne orthographe
• Maîtrise des logiciels informatiques courants
• Rigueur et Capacité à travailler en équipe
• La maîtrise de l’Anglais est un plus