ALCA recrute un assistant ou une assistante de direction en contrat à durée indéterminée.

Interface de dialogue et de mise en œuvre de la politique culturelle pour la Région Nouvelle-Aquitaine, les services déconcentrés de l’État et les professionnels, ALCA Nouvelle-Aquitaine organise l’accompagnement des acteurs du livre, du cinéma et de l’audiovisuel.

Les missions de l’agence s’articulent autour de la concertation, la prospective, l’accompagnement, le développement et la mise en valeur des richesses artistiques, professionnelles, territoriales des filières du livre, du cinéma et de l’audiovisuel en Nouvelle-Aquitaine.

Animée par une équipe de près de 50 personnes, l’agence s’engage sur l’ensemble des territoires néo-aquitains depuis quatre villes de la région : Angoulême, Bordeaux, Limoges et Poitiers.

Finalité :
L’assistant/assistante de direction accompagne la direction générale afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et logistique de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble de ses activités.

Missions et activités :

Organisation logistique de la direction générale et participation au fonctionnement général

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la direction générale
• Préparer, organiser la logistique des différents événements professionnels de la direction générale (rendez-vous, déplacements, etc.)
• Rédiger des notes, préparer et contrôler les dossiers et la documentation nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements de la direction générale
• Accompagner le paramétrage et l’utilisation des outils collaboratifs pour être un relai pour le suivi des projets
• Gérer la réception et l’envoi du courrier entrant et sortant
• Suivre les achats et stocks de fournitures de bureau du site de Bordeaux

Préparation, gestion, suivi et archivage des rendez-vous et des documentations nécessaires à la direction générale et aux instances de la direction

• Assurer l’organisation, le suivi et le secrétariat des instances de gouvernance de l’association
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
• Assurer la confidentialité des informations et leur bonne transmission en interne et en externe
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Assurer le suivi du respect des circuits de validation et des procédures administratives et juridiques (avant signature de la direction générale ou de la présidence)

Compétences requises :

• Maîtriser l’usage et le paramétrage des outils de bureautique : téléphonie, Office 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams)
• Maîtriser l’usage et le paramétrage des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, gestion de projet partagé)
• Maîtriser les méthodes de classement et d’archivage et les techniques de numérisation
• Maîtriser l’élaboration et l’alimentation d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Niveau correct en anglais
• Permis de conduire
• Grande discrétion et sens aigu de la confidentialité
• Sens des priorités, de l’organisation, de l’écoute
• Rigueur, réactivité et autonomie, esprit d’initiative
• Aisance relationnelle
• Esprit de synthèse et d’analyse

Profil attendu :

• Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative, gestion des entreprises et des administrations, etc.
• Une expérience minimale de 5 ans en assistanat de direction est requise
• Une expérience de la gouvernance associative est indispensable
• La connaissance des champs d’intervention de l’agence (cinéma, audiovisuel, livre, lecture) serait un plus

Lieu de travail :

Lieu de rattachement principal : Bordeaux
Déplacements ponctuels en Nouvelle-Aquitaine

Classification et rémunération : classification selon la convention collective Éclat entre E325 et G375.